Trong giai đoạn đầu, bạn có thể sử dụng các công cụ quen thuộc như Excel hoặc sau đó ghi chú, theo dõi khách hàng của bạn và các đơn đặt hàng đến. Khi công việc kinh doanh của bạn chưa phát triển, bạn chưa nhìn thấy sự phức tạp. Nhưng sau đó, bạn sẽ nhanh chóng phát hiện ra rằng, bạn cần công cụ hoặc phương thức nào đó để xử lý cho việc bạn mở rộng việc kinh doanh, làm sao để bạn theo sát các khách hàng và các giao dịch của mình, làm sao để bạn cạnh tranh với các đối thủ?!

Thông thường, các doanh nghiệp khi sẵn sàng cho sự thay đổi này sẽ trải qua một số dấu hiệu. Đó chính là những tín hiệu sớm để bạn xây dựng và chuẩn bị cho mình một kế hoạch kinh doanh với quy mô tương xứng. Dưới đây là 7 dấu hiệu cho thấy bạn đã sẵn sàng để từ bỏ thói quen giao dịch trong những bảng tính Excel cũ và bắt đầu quản lý mối quan hệ khách hàng của mình một cách hiệu quả hơn:

1. Nhóm của bạn không có nguồn lưu thông tin duy nhất và trung thực.

Hôm nay bạn lưu trữ một số liên lạc của khách hàng của bạn trên một bảng tính, hôm sau là trong sổ tay, hôm sau nữa lại trên một hệ thóng khác,... , khi cần liên hệ với khách hàng hoặc khi khách hàng liên hệ, mà những người khác trong nhóm lại không có cách nào xem được thông tin. Như vậy, chắc chắn công việc của bạn với khách hàng sẽ bị ảnh hưởng.

2. Thiếu tầm nhìn vào đội ngũ bán hàng của bạn.

Bạn thiếu tầm nhìn vào những gì các nhân viên bán hàng đang làm và có không có khả năng để giữ cho họ trách nhiệm. Bạn không đánh giá được nhân sự của mình? Bạn chỉ cần xem phần mềm CRM để hiểu rõ hơn về cơ hội hiện tại và những giao dịch một đội ngũ bán hàng có thể được làm việc trên - ví dụ, giá trị tiềm năng của một thỏa thuận là những gì, điểm mạnh, điểm yếu, điểm khác biệt của mình so với những công ty cạnh tranh,... Đôi khi, bạn thậm chí không cần biết nhân sự của bạn có khả năng như thế nào, bạn chỉ cần nhìn vào kết quả mà họ mang lại để đánh giá và lấy đó là tiêu chí phấn đấu cho những nhân viên khác.

3. Báo cáo và phân tích rất tốn thời gian.

Bạn và đội ngũ nhân sự của bạn cần bao nhiêu thời gian để báo cáo và phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp mình? Nếu bạn sử dụng excel, bạn khó lòng có niềm tin 100% vào những gì mà nhân sự của bạn đã báo cáo, và đặc biệt, muốn kiểm chứng điều đó, bạn cần nhân sự và thời gian. Nhưng liệu bạn có tin tưởng 100% vào một nhân sự nào? Nhân sự nào cũng có thể có sai sót, nhầm lẫn hoặc đôi khi là bỏ sót những yếu tố quan trọng. Bạn hãy đảm bảo việc đó không xảy ra bằng cách sử dụng phần mềm, mọi thông tin bạn và nhân sự đều có thể nắm bắt được, con số là bằng chứng thuyết phục và chính xác nhất về những gì đã, đang và sẽ xảy ra. Từ đó, bạn có thể không cần phải để nhân sự của mình báo cáo và tổng hợp dài dòng nữa! Và bạn sẽ có cơ sở để đặt lòng tin của mình, yên tâm để làm những việc khác lớn hơn!

4. Bạn đang mất dữ liệu.

Bạn có đang bị mất dữ liệu? Dữ liệu là tài sản quý nhất của một doanh nghiệp. Bạn làm kinh doanh, chắc chắn bạn hiểu rõ hơn ai hết điều đó. Vậy bạn đang cất giữ, lưu trữ, sắp xếp, phân loại,... những dữ liệu đó ở đâu? Bạn có nắm hết mọi thong tin của từng khách hàng, từng đơn hàng, cơ hội,...? Chưa kể đến khi một nhân viên rời khỏi công ty và mang luôn sử liệu của bạn đi, bạn sẽ làm gì? Đừng để "mất bò rồi mới lo làm chuồng", hãy sử dụng CRM để đảm bảo mọi thông tin của bạn đều được lưu giữ cẩn thận, bảo mật nhé.

5. Bạn không thể giữ liên lạc trong khi đang trên đường.

Đúng vậy! Thực tế cho thấy, bạn đang đi trên đường và có công việc cần xử lý gấp. Nhưng dữ liệu của bạn lại đang lưu trên file excel, trên các ghi chú viết tay hoặc các tập tin trên máy tính cá nhân. Vậy bạn sẽ làm như thế nào?

Đừng lo vì CRM sẽ giải quyết cho bạn những tình huống này. Bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống và chắt lọc những thông tin mà mình cần để xử lý công việc ngay tức khắc. Không chỉ bạn mà tất cả các nhân sự của bạn đều có thể chủ động làm việc theo cách này. Thật tuyệt vời khi trong thời đại công nghệ này, mọi việc của bạn đều được giải quyết nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp!

6. Bạn đối xử với mọi khách hàng như nhau.

Bạn có đang đối xử với các khách hàng của mình ngang bằng nhau? Bạn không nắm được đâu là khách hàng cần chăm sóc đặc biệt, đâu là khách hàng cần chăm sóc thường xuyên? Đó là bởi vì bạn không nhìn được một cách tổng quát giá trị đơn hàng mà các khách hàng mang lại. Thay vào đó, một CRM sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan, giá trị đơn hàng, lịch sử mua hàng, lịch sử giao tiếp,... Bạn sẽ không còn lặp lại thói quen coi mọi khách hàng như nhau, gửi cùng một nội dung vào cùng một thời điểm cho họ nữa. Hãy thay thế thói quen này bằng cách sử dụng CRM.

7. Bạn không có kế hoạch để mở rộng nhanh chóng.

Điều gì sẽ xảy đến nếu doanh nghiệp của bạn tăng từ 20 lên 200 nhân sự trong năm nay? Bạn có tự tin rằng bạn sẽ đảm bảo quá trình mở rộng này thành công và hiệu quả? Đây chính là điểm mà CRM sẽ giải quyết cho bạn thấu đáo: bạn có thể gửi mail, gửi SMS đích danh hoặc hàng loạt từ hệ thống, bạn có thể kiểm tra tình hình Thu - Chi của từng chi nhánh, từng đại lý, từng cửa hàng, bạn cũng có thể nắm bắt được toàn bộ mọi cơ hội, dự báo doanh số, ... để đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác cho tương lai của doang nghiệp mình.

Hãy trải nghiệm miễn phí YeahCRM của ecompany.vn để mở rộng kinh doanh và quản lý nhẹ nhàng, hiệu quả và khoa học!